Como escrever uma carta de escritório?

Para escrever uma carta oficial, comece com uma saudação como "Caro", seguida do nome do destinatário e dois pontos. Se você não souber o nome, use "A quem possa interessar" ou "Prezado senhor ou senhora". Após a saudação, escreva um parágrafo introdutório para se apresentar e apresentar seu propósito ao escrever. Em seguida, prossiga com parágrafos adicionais para fornecer detalhes e informações básicas. Termine com um parágrafo final para enfatizar novamente seu ponto principal e inclua um fechamento complementar, como "Obrigado por sua consideração". Para obter mais conselhos, incluindo como escolher sua fonte e definir suas margens, continue lendo.

Para escrever uma carta oficial
Para escrever uma carta oficial, comece com uma saudação como "Caro", seguida do nome do destinatário e dois pontos.

Cartas de escritório, também conhecidas como cartas comerciais, são uma forma de comunicação escrita usada para fornecer informações de natureza profissional. Como as cartas oficiais são um reflexo tanto do autor quanto da organização como um todo, é importante que essas cartas sejam formais, corteses e de natureza profissional.

Parte 1 de 5: formatando sua carta

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    Decida o formato que você usará. Existem três formatos populares para usar: bloco, bloco modificado e semibloco. O formato do bloco significa que todos os elementos da letra são alinhados à esquerda da página, o bloco modificado permite que alguns elementos sejam deslocados para a direita e o semibloco é alinhado à esquerda, mas cada parágrafo é recuado.
    • O formato de bloco é o formato mais formal e amplamente utilizado. Se você não tem certeza de que tipo de formato usar, esta é a melhor escolha.
    • Lembre-se de que diferentes organizações utilizam diferentes técnicas de formatação, portanto, seja flexível em sua formatação, se necessário.
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    Escolha uma fonte. O padrão para seleção de fonte é Times New Roman, 12 pontos. Arial também é considerada uma fonte aceitável. O importante a lembrar não é apenas a legibilidade da carta, mas também quem é o seu público.
    • Por exemplo, se você está escrevendo para uma organização conservadora, deve escolher a Times New Roman padrão. Como alternativa, se sua organização for mais liberal, você terá mais margem de manobra para escolher fontes diferentes.
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    Defina suas margens. As margens são as áreas de espaço em branco em torno da borda da área de escrita. A maioria dos processadores de texto são automaticamente configurados para o padrão (margens de 2,50 cm ao redor), mas você sempre pode verificar se está formatando corretamente.
    • Verifique as proporções da letra usando a visualização de impressão.
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    Prepare-se para digitar sua carta. As cartas comerciais devem ser digitadas (espaçamento simples) em um processador de texto configurado para imprimir em papel branco em branco de 8,5" por 11".

Parte 2 de 5: fornecendo informações básicas

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    Crie um título. O título é o endereço do remetente (geralmente 2 a 3 linhas) e contém informações sobre a organização e onde o leitor pode devolver qualquer correspondência. Inclui o nome da organização (primeira linha), endereço (segunda linha) e cidade e estado (terceira linha).
    • O título deve ser colocado a duas polegadas do topo da página.
    • Também é aceitável incluir informações de contato adicionais (telefone, e-mail, fax) após a terceira linha do endereço.
    • Tente não usar abreviações (por exemplo, soletrar rua em vez de rua). Ao abreviar o estado, certifique-se de usar as abreviações padrão dos serviços postais e colocar ambas as letras em maiúscula.
    • Você não precisa incluir um título se sua empresa tiver um papel timbrado padrão que inclua todas as informações de identificação da organização.
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    Inclui uma data. Ao usar o estilo de bloco, sempre pule uma linha e inclua a data sob o endereço do remetente. A formatação europeia padrão para a data é: mês, dia e ano (incluindo uma vírgula após o dia). Não abrevie os meses e use quatro dígitos para o ano.
    • A formatação britânica padrão para a data é: dia, mês, ano (sem vírgula).
    • Se estiver usando papel timbrado em vez de título, coloque a data três linhas abaixo da última linha do papel timbrado.
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    Inclua um endereço interno. O endereço interno é o título, nome completo e endereço do destinatário. Isso deve ser incluído uma linha abaixo do endereço postal dos EUA do remetente ou uma polegada abaixo da data. Está sempre alinhado à esquerda.
    • Sempre escreva para um indivíduo específico em uma organização. Se você não tem um nome ou cargo, ligue ou acesse a Internet para fazer uma pesquisa.
    • Inclua o título mais alto possível (Dr., Professor, etc.). Se se dirigir a uma mulher sem título profissional, determine se ela deve ser tratada como Sra., Sra. Ou Srta. Em caso de dúvida, use a Sra.
    • Ao usar endereços internacionais, inclua o nome do país (em letras maiúsculas) na última linha.
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Como faço para encerrar uma carta oficial do escritório?

Parte 3 de 5: explicando por que você está escrevendo

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    Inclua uma saudação ou saudação. Use o mesmo nome / cargo utilizado no endereço interno. O tipo de saudação dependerá do seu relacionamento com o destinatário, mas a saudação mais comum é "Caro", seguida do nome do destinatário e dois pontos. A saudação deve ser colocada na margem esquerda, duas linhas abaixo do endereço interno.
    • Se você não souber o nome do destinatário, também poderá usar frases como "A quem possa interessar" ou "Prezado Senhor ou Senhora".
    • Em inglês britânico, você não precisa de dois pontos após o nome do destinatário. Em vez disso, deixe em branco ou use uma vírgula.
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    Decida se deseja incluir uma linha de assunto. A linha de assunto é uma frase que ajuda o leitor a entender rapidamente o propósito de sua carta. É totalmente opcional. Geralmente é precedido pela palavra Assunto: ou Re: e pode ser colocado uma linha abaixo da saudação ou diretamente após o endereço interno.
    • Para destacar a linha de assunto, você pode usar a fonte em negrito, todas as letras maiúsculas ou sublinhar o texto.
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    Inclua um parágrafo introdutório. É aqui que você apresenta quem você é e seu propósito ao escrever a carta. Deve ser alinhado à esquerda, duas linhas abaixo da saudação (ou o que quer que esteja antes do corpo da carta).
    • Se estiver usando formatos de bloco ou blocos modificados, nenhum recuo é necessário. Recue apenas se estiver usando um formato de semibloco.
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    Inclua parágrafos de corpo adicionais. Os parágrafos adicionais devem fornecer mais detalhes, mais informações básicas ou esclarecer quaisquer informações. Deve ser novamente alinhado à esquerda, com espaçamento simples e apenas recuado se estiver usando o formato de semibloco. Pule uma linha entre cada novo parágrafo.
    • Adicione um parágrafo adicional sempre que apresentar uma nova ideia ou novas informações.
    • Lembre-se de que é importante ser conciso e ir direto ao ponto nas cartas comerciais. Tente não deixar seus parágrafos se arrastarem ou se prolongarem por mais tempo do que o necessário.

Parte 4 de 5: concluindo sua carta

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    Inclua um parágrafo no corpo de fechamento. Este é o parágrafo final de sua carta. Ele deve lembrar o leitor de seu ponto principal e fornecer ao leitor uma solicitação para uma ação de acompanhamento (se necessário).
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    Inclui um fechamento complementar. O fechamento complementar é uma frase curta e educada que encerra sua carta. Deve haver um espaço abaixo do final do corpo da carta. Os fechamentos padrão incluem frases como Atenciosamente, Atenciosamente ou Atenciosamente.
    • A primeira palavra de um fechamento é sempre maiúscula, enquanto a segunda não.
    • Alinhe à esquerda para o formato do bloco. Para o bloco modificado, vá até o centro e comece a digitar (de forma que justifique à direita). Para semibloqueio, centralize totalmente o fechamento.
    • Outras opções incluem: Respeitosamente, Atenciosamente, Atenciosamente e Cordialmente.
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    Inclui assinatura e identificação. Após o fechamento, pressione a barra Enter quatro vezes para deixar espaço para uma assinatura. Depois disso, digite seu nome, sobrenome e quaisquer credenciais. Seu título pode ser incluído abaixo do seu nome.
    • Ao assinar seu nome, use tinta azul ou preta.
    • Sua assinatura deve começar com a primeira letra do seu nome digitado.
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    Forneça notações finais conforme necessário. As notações finais são usadas para qualquer informação adicional, como iniciais ou invólucros. As informações devem ser colocadas na margem esquerda, dois espaços abaixo das informações da assinatura.
    • As iniciais são incluídas se alguém que não seja o autor da carta a digitar. As iniciais do autor vêm primeiro (em maiúsculas), seguidas de dois pontos ou barra e as iniciais do datilógrafo em letras minúsculas.
    • Os anexos são quaisquer outros itens enviados com a carta. É representado pela palavra "Enclosures" ou a abreviatura "Enc." ou "Encs." como necessário. Se houver vários gabinetes, é comum significar isso colocando o número de gabinetes entre parênteses: Gabinetes (3).
O importante a lembrar não é apenas a legibilidade da carta
O importante a lembrar não é apenas a legibilidade da carta, mas também quem é o seu público.

Parte 5 de 5: permanecendo profissional

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    Escreva em um tom apropriado. O tom é conhecido como a atitude ou sentimento do escritor em relação à escrita. É importante ter um tom profissional ao longo da carta, pois reflete tanto o redator quanto a organização.
    • Seja cortês e sincero ao escrever, usando frases como "obrigado" ou "sinta-se à vontade para entrar em contato comigo".
    • Nunca use um tom condescendente - mesmo se a informação for negativa. Por exemplo, em vez de dizer "Você não leu as instruções com atenção", diga "o sistema pode desligar se as instruções não forem seguidas corretamente".
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    Use uma linguagem não discriminatória. Não use nenhum tipo de generalização ou linguagem que outras pessoas possam considerar ofensivas. Use títulos não específicos de gênero para generalizações e evite declarações estereotipadas.
    • Por exemplo, use presidente em vez de presidente ou diga "o pessoal do escritório" versus "as meninas do escritório".
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    Use gramática e escolha de palavras apropriadas. Use frases completas e complexas e evite fragmentos e repetições. Sempre releia para ter certeza de que suas frases estão coesas e bem colocadas juntas.
    • Não use gírias ou palavras de nível inferior, não importa o quão populares sejam. Por exemplo, evite usar palavras como: coisas, gosto ou realmente.
    • Evite palavras excessivamente usadas, como: muito, bom ou bom.
    • Não use frases contínuas que pareçam não ter fim e requeiram pontuação, mas não use nenhuma e reúna muitas ideias em uma frase que deve ser dividida em algumas. (Este é um exemplo de uma sentença contínua)
    • Certifique-se de suas frases. (são completos e não fragmentos como este).
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    Use convenções de escrita apropriadas. Isso inclui pontuação e ortografia. Em caso de dúvida, utilize o corretor ortográfico e gramatical do sistema de processamento de texto.
    • Não use abreviações como LOL (ria alto) ou TTYL (falo com você mais tarde).
    • Evite usar sinais de pontuação excessivos!!!!!!
Use presidente em vez de presidente ou diga "o pessoal do escritório" versus "as meninas do escritório"
Por exemplo, use presidente em vez de presidente ou diga "o pessoal do escritório" versus "as meninas do escritório".

Pontas

  • Se você não tiver certeza sobre qualquer aspecto de sua carta, peça a outra pessoa para revisá-la.
  • Nunca escreva nada que você não gostaria que seu chefe lesse.
  • O Microsoft Office oferece modelos e "assistentes" para ajudar na formatação adequada de cartas comerciais.
  • Sempre verificar a ortografia e gramática através de verificação ortográfica, bem como re-leitura.
  • Revise sua correspondência algumas vezes, apenas para ter certeza de que soa bem e flui bem.
  • Profissionalismo é a chave dos negócios. NÃO confie exclusivamente nessas etapas para produzir qualquer forma de correspondência comercial. Sempre peça aos colegas de trabalho informações sobre os padrões de correspondência.

Perguntas e respostas

  • Como faço para encerrar uma carta oficial do escritório?
    Existem várias declarações de fechamento padrão: "Atenciosamente", "Atenciosamente", "Respeitosamente", "Atenciosamente", "Com todo o respeito"... você entendeu. Usar qualquer um desses será ótimo. Quando as pessoas esperam um "Respeitosamente seu" no final da carta, elas não precisam realmente lê-lo; apenas ver que é o suficiente, isso os economiza tempo. Se você quer ser criativo, leva tempo para ler e entender.

Comentários (5)

  • kulaschauncey
    De um jeito ótimo! Eu entendo o básico em escrever cartas com habilidades em MS Word, simplesmente melhor!
  • aliciasilva
    Aprendi a formatar corretamente.
  • dominguesjoana
    Precisa ajudar um aluno a escrever uma carta para uma faculdade no Vietnã. Alguns de seus pontos serão muito úteis. Obrigada.
  • helena33
    Foi muito útil!
  • savanah88
    Foi uma apresentação excelente para todos. Na verdade, me ajudou a entender sobre como escrever cartas, a orientação pictórica foi uma maneira muito boa de nos fazer entender. Na verdade, vocês não medem esforços para apresentar um artigo excelente e de fácil compreensão.
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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