Como anotar anexos em uma carta?

Se você precisar anotar anexos em uma carta, deixe um espaço duplo sob sua assinatura e saudação e, em seguida, escreva "Anexo".

Você pode fazer a maior parte da comunicação comercial por e-mail, mas às vezes é necessário enviar uma carta comercial formal. Se você tiver documentos adicionais que precise incluir junto com a carta, anote-os no corpo da carta e com uma anotação no final. Dessa forma, o destinatário pode ter certeza de que recebeu tudo o que você enviou.

Método 1 de 3: fazer uma notação de invólucro

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Feche sua carta. A notação de anexo ocorre após o fechamento e assinatura de sua carta. Use um fechamento complementar, como "Atenciosamente" ou "Atenciosamente", deixe um espaço para sua assinatura e digite seu nome.
- Geralmente, seu fechamento pode ser mais familiar se você tiver relações mais pessoais com o destinatário. Por exemplo, se você está escrevendo para o pai do seu melhor amigo, pode usar um encerramento mais informal, como "Atenciosamente" ou "Melhores votos".
2
Digite "gabinete" sob seu nome. Se você incluiu um documento diferente da carta junto com a carta, dê um espaço duplo depois de digitar seu nome para a assinatura e digite a notação de anexo.
- Se você incluiu mais de um documento, use o plural "Gabinetes" e indique o número de gabinetes posteriormente. O número deve seguir dois pontos ou ser colocado entre parênteses. Por exemplo, se você tiver três gabinetes, poderá digitar "Gabinetes: 3" ou "Gabinetes (3)".
3
Use uma abreviatura. Você não precisa necessariamente digitar a palavra "anexo" inteira para fazer uma anotação de anexo em uma carta comercial formal. Ambos "Enc." e "Encl." são aceitáveis para observar gabinetes.
- Tecnicamente, "enc." é uma abreviatura para o verbo "encerrado", enquanto "encl." pode significar "fechado" ou "fechado".
- Se estiver incluindo mais de um documento, você pode anotar o número de anexos após a abreviatura, mas não adicione um "s" à abreviatura.
Você deseja mencionar quaisquer anexos no corpo da carta, além de incluir uma notação após o fechamento.
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Liste os títulos dos documentos. Às vezes, se você tiver vários anexos, simplesmente observar o número de documentos incluídos não fornece informações suficientes. Se achar necessário, você também pode incluir os títulos dos documentos após a palavra "anexos".
- Certifique-se de que todos os documentos tenham um título facilmente reconhecível se desejar listá-los dessa forma. Você não quer que o destinatário tente descobrir se os documentos certos estão lá.
- Se você estiver listando títulos, não inclua também o número de gabinetes.
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Inclua qualquer descrição relevante. Em alguns casos, também pode ser importante informar ao destinatário que tipo de documentos você incluiu. Normalmente, você precisará disso se estiver incluindo documentos originais e cópias.
- Simplesmente liste o título do documento e inclua a descrição entre parênteses. Por exemplo, você pode escrever "Anexos: Certidão de nascimento (original mais duas cópias)."
- Se você tiver anexado os documentos originais que precisará ser devolvidos a você, certifique-se de mencionar isso no corpo da carta.

Método 2 de 3: formatar sua carta

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Escolha a melhor fonte e margem. A fonte de uma carta comercial formal deve ser uma fonte padrão e fácil de ler, como Times New Roman ou Helvetica. Normalmente, esta será a fonte padrão em seu aplicativo de processamento de texto.
- As margens padrão também devem ser adequadas. Eles devem ter pelo menos uma polegada em todos os lados. Se você tem uma carta mais curta que deseja preencher a página, você pode considerar aumentar um pouco as margens e ver se isso ajuda a equilibrar a página.
- Para letras particularmente curtas, você também pode tentar uma fonte um pouco maior e mais espalhada, como Verdana. Mas tome cuidado para que a fonte não distraia muito. Em caso de dúvida, imprima a carta e entregue o papel a um amigo. Peça-lhes que olhem para ele por alguns segundos, depois retire-o e peça que falem sobre ele. Se a fonte atrapalhar, eles serão capazes de dizer a você.
2
Inclua seu endereço. A menos que você esteja escrevendo em papel timbrado, seu endereço normalmente será o primeiro item no topo da página em uma carta comercial formal. Não há necessidade de incluir seu nome, pois você assinará a carta.
- Normalmente, seu endereço é espaçado e justificado à direita. Seu aplicativo de processamento de texto pode ter um modelo de carta comercial que você pode usar para que não precise fazer toda a formatação manualmente.
- Além de seu endereço de correspondência, você também pode incluir seu número de telefone, endereço de e-mail ou ambos.
3
Digite a data em que a carta foi concluída. Se você estiver formatando sua carta manualmente, dê um espaço duplo a partir da última linha de seu endereço e volte para o texto justificado à esquerda. Digite a versão completa da data, formatada no estilo que seu destinatário usa.
- Por exemplo, se você estiver escrevendo uma carta para alguém na Europa, deve colocar primeiro o dia, depois o mês e, a seguir, o ano: "16 de julho de 2017" Por outro lado, se você estiver escrevendo uma carta para um europeu, deverá escrever "16 de julho de 2017".
- Não tente adivinhar a data adiante em uma carta comercial formal. Se o destinatário receber sua carta antes da data, você ficará mal. Tente enviar a carta o mais rápido possível após imprimi-la e assiná-la.
Este método de anotar anexos no corpo de sua carta é mais apropriado quando você não tem muitos anexos.
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Identifique o destinatário. Dê um espaço duplo na data e digite o nome da pessoa para quem você está escrevendo, junto com o endereço para correspondência. Dependendo do motivo da sua escrita, você também pode incluir o cargo ou o nome da empresa.
- Após o endereço, pule mais duas linhas e digite sua saudação. "Caro" é apropriado, seguido do cargo e nome da pessoa.
- Use o seu critério para incluir o primeiro nome da pessoa. Se a pessoa está em uma posição de autoridade, geralmente é melhor usar "Sr." ou "Sra." seguido pelo sobrenome.
5
Digite o corpo em estilo de bloco. Existem vários estilos de parágrafo para cartas comerciais formais, mas o estilo de bloco é o mais simples e o mais comumente usado. Para este estilo, você fará um espaço simples em seu texto, exceto para espaço duplo entre os parágrafos.
- Os parágrafos não são recuados em estilo de bloco. Seu texto normalmente é justificado à esquerda, embora você possa escolher o alinhamento "justificado". O texto será espaçado para que fique uniforme em ambos os lados da página. O texto justificado pode ser mais difícil de ler em alguns contextos, mas para uma carta curta pode fazer seu texto parecer mais limpo. É principalmente uma questão de escolha pessoal.
6
Use o papel certo para imprimir sua carta. Depois de se dar ao trabalho de redigir e formatar uma carta comercial formal, você deseja ter certeza de que o papel que escolheu reflete a dignidade da própria carta.
- O papel que você escolher pode determinar se sua carta será levada a sério pelo destinatário. Isso é especialmente importante se você estiver escrevendo uma carta comercial formal porque está se candidatando a um emprego ou tentando ser admitido em uma escola.
- Geralmente, você deseja papel que seja um pouco mais pesado e branco ou esbranquiçado. Papel colorido pode ser adequado para cartas pessoais, mas para cartas comerciais fará com que você pareça menos sério.

Método 3 de 3: discutindo anexos no corpo

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Indique o motivo da sua escrita. Uma carta comercial deve ser breve e direta. Depois de se apresentar, explique imediatamente por que está escrevendo a carta e o que espera alcançar como resultado.
- Por exemplo, se você está escrevendo para se candidatar a um emprego, pode escrever "Meu nome é Sally Sunshine e sou recém-formado na Cupcake Academy. Vi que você está procurando um padeiro de cupcakes e acredito em minhas habilidades seria uma boa combinação para você. "
2
Mencione os gabinetes no contexto. Você deseja mencionar quaisquer anexos no corpo da carta, além de incluir uma notação após o fechamento. Isso prepara o destinatário para os documentos e como eles se relacionam com o motivo da sua redação.
- Por exemplo, você pode escrever "Como você pode ver em meu currículo (anexo), me formei na Cupcake Academy com as notas mais altas da minha classe e uma recomendação do Reitor".
- Este método de anotar anexos no corpo de sua carta é mais apropriado quando você não tem muitos anexos.
Se você tiver documentos adicionais que precise incluir junto com a carta, anote-os no corpo da carta e com uma anotação no final.
3
Descreva todos os documentos que você incluiu. Se você estiver incluindo vários documentos, pode ser mais eficiente simplesmente listá-los em sua carta, junto com uma breve explicação do que são esses documentos.
- Por exemplo, suponha que você esteja escrevendo um negócio para exigir o reembolso de um produto com defeito. Você pode escrever "Anexei meu recibo da mercadoria junto com duas fotos mostrando o defeito que era aparente quando a retirei da caixa".
- Na sua notação abaixo do encerramento de sua carta, isso seria expresso como "Anexos (3)" ou "Anexos: Recibo datado de 11 de julho de 2017; fotos (2)."
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Explique como os gabinetes são relevantes. Se você listou seus anexos no corpo da carta, pode ser necessário incluir uma ou duas frases que demonstrem ao destinatário por que e como esses documentos se relacionam com o motivo original de sua escrita.
- Por exemplo, se você está anexando um recibo e fotos para exigir o reembolso de um produto com defeito, você pode escrever "As fotos indicam o problema com este item. Se você comparar a data nas fotos com a data no recibo, você verá que foram tirados no dia em que comprei o produto. Este produto estava danificado quando o comprei. "

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Como anotar anexos em uma carta?

Passos

Método 1 de 3: fazer uma notação de invólucro

Método 2 de 3: formatar sua carta

Método 3 de 3: discutindo anexos no corpo

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