Como contestar uma carta de fatura?

Se você contestar a fatura inteira
Se você contestar a fatura inteira, simplesmente declare que contestou a fatura em sua totalidade e, em seguida, continue com os motivos da contestação.

Se você possui uma pequena empresa, está acostumado a receber faturas de fornecedores ou outros de quem compra bens ou serviços. Como pessoa física, você também pode receber faturas se, por exemplo, estiver reformando sua casa. Normalmente, essas faturas são precisas e você paga o valor devido. Mas às vezes você recebe uma fatura incorreta - talvez ela esteja cobrando mais do que o valor acordado ou inclua bens ou serviços que você não recebeu. Se você precisar contestar uma fatura, fazê-lo o mais rápido possível é a chave para manter a boa vontade que você construiu com o fornecedor e garantir negociações mais tranquilas no futuro.

Parte 1 de 3: avaliando o problema

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    Reveja atentamente a fatura que recebeu. Mesmo que você não tenha dúvidas de que a fatura está incorreta, examine-a novamente e certifique-se de que a leu corretamente.
    • Se você tiver faturas anteriores da mesma empresa, compare-as com a fatura atual e observe as diferenças. Isso pode ajudar a revelar a origem do problema. Por exemplo, a empresa pode não ter anotado o pagamento da fatura anterior e incluído os dois totais na fatura atual. Nesse caso, fornecer prova de pagamento resolveria o problema.
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    Verifique seus livros ou outros registros. Compare a fatura com seus próprios registros para calcular o valor da discrepância.
    • Por exemplo, se a empresa alegar que você não pagou uma fatura, você deve incluir uma cópia do cheque cancelado que enviou como pagamento. Quaisquer outros documentos que você tenha, como confirmações por e-mail geradas automaticamente ou extratos bancários mostrando o pagamento compensado, também podem ser úteis para provar sua posição.
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    Reveja o seu contrato. Se você tiver um contrato por escrito com a empresa que enviou a fatura, verifique o contrato para descobrir o método acordado de resolução de disputas.
    • O pagamento depende do recebimento dos bens ou serviços em uma forma consistente com o contrato. Se a empresa estiver cobrando por bens ou serviços que você não recebeu, você não deve o pagamento nos termos do contrato.
    • Seu contrato também pode incluir prazos para fornecer notificação de uma fatura contestada. Por exemplo, seu contrato pode dizer "Todas as faturas são consideradas corretas e aceitas se o Fornecedor não for notificado de uma disputa dentro de 10 dias do recebimento."
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    Ligue para a empresa. Antes de escrever uma carta formal para a empresa, ligue para o número de contato listado na fatura para descartar um erro simples.
    • Seja calmo e cortês ao telefone e diga que tem uma dúvida sobre a fatura que recebeu. Permita que o representante da empresa lhe explique a fatura. Se você contestar qualquer uma das informações dela, diga a ela que a quantia que ela declarou não corresponde aos seus registros.
    • Lembre-se de que a disputa pode ser um simples erro de escritório ou um dígito ou casa decimal mal colocado. Se o erro puder ser corrigido por telefone, peça à pessoa com quem você está falando para enviar uma fatura corrigida.
    • Se você chegar a qualquer resolução por telefone, envie imediatamente uma carta por escrito para a empresa confirmando o acordo feito por telefone. Não confie em quaisquer declarações ou acordos feitos até que você tenha uma confirmação por escrito do acordo, ou tenha recebido uma fatura corrigida.
    Dependendo do contexto de sua disputa de fatura
    Dependendo do contexto de sua disputa de fatura, você pode encontrar serviços de mediação gratuitamente.
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    Reúna evidências para apoiar sua afirmação. Se você tiver recibos ou outros registros que comprovem sua alegação de que a fatura está incorreta, faça cópias deles para enviar à outra empresa.
    • Por exemplo, suponha que a empresa estava cobrando 45 unidades, mas você recebeu apenas 20 unidades. Os recibos de embalagem que você tem para as 20 unidades apoiariam sua posição.
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    Pesquise a empresa. Se você não trabalha com a empresa há muito tempo, pode valer a pena descobrir se outros clientes ou empresas tiveram problemas semelhantes.
    • Por exemplo, você pode verificar com o Better Business Bureau, que atende reclamações de consumidores e outras empresas. Se outras pessoas tiveram problemas semelhantes, descubra se e como eles foram capazes de resolver a disputa.

Parte 2 de 3: escrevendo sua carta

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    Use o formato comercial adequado. Imprima sua carta em papel timbrado da empresa, se possível, e formate-a apropriadamente.
    • Se você for um particular, pode fazer seu próprio papel timbrado profissional usando um dos modelos disponíveis na maioria dos aplicativos de processamento de texto.
    • Normalmente, você pode encontrar modelos online ou em um aplicativo de processamento de texto que permitirá que você crie sua carta de forma rápida e fácil, inserindo as informações aplicáveis em campos pré-formatados.
    • Inclua a data da carta e os métodos pelos quais você a está enviando - especialmente se estiver enviando duplicatas da carta usando métodos diferentes.
    • Para a linha de assunto da carta, resuma o propósito da carta e mencione a data da fatura, o número de referência da empresa na fatura ou ambos. Por exemplo, você pode escrever: "Assunto: Disputa de fatura 99537, datada de 7 de outubro de 2015."
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    Confirme o recebimento da fatura. Comece sua carta identificando a fatura sobre a qual está escrevendo e agradecendo à empresa por tê-la enviado.
    • Se você contestar a fatura inteira, simplesmente declare que contestou a fatura em sua totalidade e, em seguida, continue com os motivos da contestação.
    • Se alguma parte do valor da fatura não estiver em disputa, você pode enviar um pagamento referente a esse valor. Se você estiver fazendo isso, informe-os com antecedência.
    • Por exemplo, você pode escrever: "Recebi sua fatura datada de 7 de outubro de 2015 e agradeço por ela. Em anexo, encontre um cheque de 120€ como pagamento integral do valor devido incontestável."
    • Ao assinar seu cheque, endosse-o usando palavras como "Este cheque é o pagamento integral e a satisfação total e final de [fatura]." Identifique a fatura usando a data em que foi faturada ou o número de referência fornecido. Se a empresa descontar ou depositar seu cheque, o valor foi aceito como pagamento integral.
    • Isso pode resolver a disputa porque, se posteriormente você for processado pelo valor restante que está disputando, poderá levantar o endosso como uma defesa afirmativa.
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    Explique a base de sua disputa. Se anexar quaisquer documentos para apoiar a sua reclamação, consulte-os no corpo da carta e, em seguida, anexe uma cópia.
    • Seja breve e atenha-se aos fatos. Você também deve evitar fazer acusações ou inferir que a empresa está tentando enganá-lo de alguma forma. Simplesmente trate o assunto como um erro simples que pode ser facilmente corrigido - mesmo se você tiver motivos para acreditar que não é o caso.
    • Se a empresa estiver lhe enviando uma fatura de mercadorias que ainda não foram entregues, forneça esse motivo e declare que você pagará pelas mercadorias quando elas forem recebidas.
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    Mencione todas as ligações ou outras conversas que você teve. Se você conversou com algum funcionário da empresa ou com a pessoa a quem está endereçando a carta, sua carta deve abordar essas conversas em seguida.
    • Por exemplo, você pode escrever: "Falei com Sharon em seu escritório de contas a receber em 8 de outubro e ela indicou que eu deveria entrar em contato com você sobre esse assunto." Mesmo se você foi informado de que a fatura estava correta e não houve nenhum erro, não forneça essas informações na carta - isso apenas dá à pessoa a capacidade de se esconder atrás do funcionário com quem você já falou, em vez de investigar o assunto pessoalmente.
    • Se você não conseguiu entrar em contato com ninguém, deve mencionar isso também e continuar com a atitude de que provavelmente é apenas um simples engano ou mal-entendido.
    A empresa pode não ter anotado o pagamento da fatura anterior
    Por exemplo, a empresa pode não ter anotado o pagamento da fatura anterior e incluído os dois totais na fatura atual.
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    Solicite que a empresa tome medidas para corrigir o problema. Depois de descrever sua disputa com a fatura, liste os detalhes sobre como gostaria que o problema fosse resolvido e forneça à empresa um prazo para responder.
    • Dê à empresa um período de tempo razoável para resolver o problema - uma semana a 10 dias a partir do recebimento de sua carta deve ser suficiente.
    • Neste ponto, você não precisa ameaçar que tomará nenhuma ação específica se o assunto não for resolvido em seu favor. Basta dizer simplesmente que você buscará outras opções se seu prazo não for cumprido.
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    Assine a carta. Conclua sua carta com uma nota firme, mas cordial, e inclua seu nome impresso, sua posição na empresa e informações de contato direto.
    • Certifique-se de ler sobre ele e verificar se há erros de digitação ou outros erros antes de imprimi-lo e assiná-lo. Verifique novamente todos os números ou cálculos em relação aos seus registros.
    • No final de sua carta, liste os documentos que você está anexando para apoiar sua posição.
    • Depois de finalizar e assinar sua carta, faça pelo menos uma cópia para seus registros antes de enviá-la para a empresa.
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    Envie sua carta. Depois de ter assinado a sua carta, envie-a juntamente com quaisquer anexos assim que possível após ter recebido a fatura.
    • Embora normalmente você tenha até 30 dias para notificar uma empresa sobre uma disputa, em alguns casos, você tem muito menos tempo. Por exemplo, estados como Delaware exigem notificação de contestação de uma fatura de construção em até 7 dias após o recebimento ou a fatura é legalmente considerada aceita para o valor listado na fatura.
    • Você também pode enviar a carta por fax ou e-mail. Se você planeja enviá-lo usando vários métodos, certifique-se de que isso esteja anotado na carta, pois provavelmente será recebido por último.
    • Considere o uso de carta registrada ou um serviço de entrega particular, como FedEx ou UPS, para que você tenha uma prova de quando a empresa recebeu sua carta.

Parte 3 de 3: ação adicional

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    Acompanhamento após o seu prazo. Se você deu à empresa um prazo para resolver o problema e não ouviu ninguém até essa data, cumpra-o ligando para fazer o acompanhamento nesse dia.
    • Dependendo da gravidade da discrepância, você pode considerar encerrar seu relacionamento com a empresa se eles não estiverem dispostos a trabalhar com você para resolver a disputa.
    • Se, por outro lado, você tiver ouvido falar da empresa e ela não estiver disposta a se comprometer e insistir que a fatura está correta, você pode ter que buscar outros meios para resolver o problema.
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    Considere contratar um advogado. Se a empresa se recusar a negociar com você, ou se você não receber nenhuma resposta à sua carta, um advogado pode conseguir um resultado melhor para você.
    • Um advogado também pode aconselhá-lo sobre suas opções legais caso a outra empresa o processe pelo valor em disputa.
    Estados como Delaware exigem notificação de contestação de uma fatura de construção em até 7 dias após
    Por exemplo, estados como Delaware exigem notificação de contestação de uma fatura de construção em até 7 dias após o recebimento ou a fatura é legalmente considerada aceita pelo valor listado na fatura.
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    Entre em contato com o conselho ou agência de licenciamento estadual. Se o indivíduo ou empresa que o faturou for regulamentado ou licenciado por uma agência estadual, essa agência pode ter procedimentos em vigor para resolver disputas semelhantes às suas.
    • Por exemplo, se você é proprietário de uma casa e tem uma disputa sobre uma fatura que recebeu do empreiteiro geral que trabalhou nas reformas de sua casa, você poderá registrar uma reclamação junto ao conselho do empreiteiro de construção do seu estado. Observe que alguns estados, como Oregon, exigem que você forneça um aviso prévio por escrito ao empreiteiro, declarando especificamente sua intenção de registrar uma reclamação junto ao conselho, pelo menos 30 dias antes de fazer a reclamação.
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    Envie outra carta. O conteúdo da sua segunda carta irá variar dependendo da resposta que você recebeu da primeira, mas geralmente deve seguir o mesmo formato com um tom mais forte e firme.
    • Mencione sua carta anterior e quaisquer conversas ou correspondência que você teve com a empresa nesse ínterim e, em seguida, reitere sua posição e quaisquer documentos anexados à carta original.
    • Se você tiver um contrato por escrito, faça referência aos métodos discutidos no contrato para resolver disputas e indique sua disposição em cumprir esses termos.
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    Sugira mediação. Especialmente se você tiver um contrato por escrito que inclua uma cláusula de mediação, considere usar um mediador terceiro neutro para ajudá-lo a chegar a um acordo.
    • A mediação oferece uma maneira mais rápida e econômica de resolver uma disputa em comparação com uma ação judicial, incentivando você a encontrar uma solução que funcione para ambas as partes.
    • Dependendo do contexto de sua disputa de fatura, você pode encontrar serviços de mediação gratuitamente. Por exemplo, a Maryland Home Improvement Commission oferece um programa de mediação gratuito para proprietários e empreiteiros de construção.
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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